在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，數(shù)據(jù)和文件均被電子化，方便了企業(yè)資料的管理和歸檔，又保證了整潔的辦公室環(huán)境。大部分企業(yè)把最重要的數(shù)據(jù)，包括客戶信息、財務(wù)信息等，以數(shù)字信息的形式保存在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。這些都是公司的機密文件，安全問題便成采購辦公設(shè)備的核心要素之一。

然而，采購多功能數(shù)碼復(fù)合機，不僅對產(chǎn)品的功能、質(zhì)量有嚴格的要求，保障企業(yè)數(shù)據(jù)不外泄，也是采購需要考慮的重中之重。

三大風(fēng)險

以往，許多企業(yè)都會購買打印機、一體機及復(fù)印機等作為數(shù)據(jù)資料輸出設(shè)備，部分設(shè)備不具有全面細分的管理措施。此類設(shè)備的使用者在接觸到數(shù)據(jù)資料時，都有機會通過這些設(shè)備，以打印、復(fù)印、掃描或傳真等形式獲取企業(yè)重要數(shù)據(jù)資料，形成各種風(fēng)險隱患。

其次，企業(yè)內(nèi)部重要的紙質(zhì)和電子形式資料一般都有嚴格的管理和使用流程，大體能夠保證安全。但是部分設(shè)備在電子數(shù)據(jù)輸入和輸出過程中存儲在硬盤中的數(shù)據(jù)或備份數(shù)據(jù)是否能夠徹底的清除，也是形成信息安全泄露的導(dǎo)火索。

再者，輸出過程中，重要資料有可能被他人取走或復(fù)印，而直接導(dǎo)致信息外泄。

化險為夷

為了應(yīng)對這些棘手的數(shù)據(jù)安全問題，柯尼卡美能達數(shù)碼復(fù)合機，憑借強大的安全解決方案，有效地保障了信息的安全。通過進行授權(quán)訪問，安全打印、復(fù)印保護、防止收到的傳真文件丟失、保護主機硬盤數(shù)據(jù)等構(gòu)建360度的數(shù)據(jù)安全防護體系。

首先是保證數(shù)據(jù)在復(fù)合機中的安全，防止情報的泄漏。授權(quán)訪問是其途徑之一，是指只有持有登錄ID、密碼的使用者才可使用復(fù)合機。此外，采用復(fù)合機具有禁止事先指定的IP地址范圍之外的終端訪問功能，這項功能就可以實現(xiàn)限制限定場所之外的使用，為防止非法訪問提供了有力的保障。

安全打印和文件保護方面，比如用戶的打印文件是屬于機密性的文件，此時用戶能夠設(shè)定復(fù)合機登記用戶的專用區(qū)域，事先保存要打印的數(shù)據(jù)，以便用戶在復(fù)合機旁邊時，可以隨時打印。并且，通過復(fù)合機為轉(zhuǎn)換后的PDF文件設(shè)定密碼，這樣就可以防止信息泄露，使不相關(guān)的人無法閱讀到重要文件。

復(fù)印保護是柯尼卡美能達復(fù)合機的一大亮點，也就是用戶可以在打印文件時使用“底紋打印功能”，對打印出來的原件進行復(fù)印時會顯現(xiàn)出文字，不僅可以區(qū)分原件和復(fù)印件，還在重要文件的使用方面提高了公司內(nèi)部的意識。

保證傳真信息不被泄露，保護部門信息安全，也是企業(yè)購買復(fù)合機考慮的安全因素。柯尼卡美能達復(fù)合機能夠自動將收到的傳真準確地將轉(zhuǎn)發(fā)到事先已登記人員的電腦上，無需特意跑到復(fù)合機前，就可確認是否有自己的傳真，既節(jié)省了時間，也能保證文件不被丟失，而且還可以在計算機上對收到的傳真進行管理，非常方便。

另外，業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的防止資料外泄功能，也是柯尼卡美能達數(shù)碼復(fù)合機安全解決方案的一大亮點。在硬盤上應(yīng)用密碼鎖功能后，即使將硬盤從設(shè)備上被拆離，也能確保數(shù)據(jù)安全。硬盤數(shù)據(jù)清除是指在復(fù)印、打印、掃描、傳真后，通過特定格式化，徹底刪除保存在硬盤中的數(shù)據(jù)。這項指令執(zhí)行后，極大地提升數(shù)據(jù)安全性。

在現(xiàn)代信息化辦公中，柯尼卡美能達以先進的辦公設(shè)備加載完美的安全解決方案，還有文檔管理，成本管理及解決方案等，使信息化辦公變的安全可靠，輕松便捷。同時能夠針對不同的客戶需求，制定適合不同企業(yè)的辦公方案，最大化的幫助企業(yè)提高辦公效率，減少辦公成本，以保障用戶機密為宗旨。