編者按：郵寄工作流程目前已經(jīng)在自動(dòng)化、生產(chǎn)力和工作效率等方面達(dá)到了一個(gè)新的高度。

當(dāng)今的商業(yè)節(jié)奏已經(jīng)快到了令人吃驚的地步。互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、掌上電腦和其他數(shù)字技術(shù)使人們能夠以最快的速度訪問(wèn)到各種信息。這樣一來(lái)，人們對(duì)信息的采集、使用和存儲(chǔ)速度也就產(chǎn)生了更高的期望。

印刷業(yè)是最能體會(huì)到客戶期望值升高這一事實(shí)的產(chǎn)業(yè)。他們的生產(chǎn)周期已經(jīng)被從幾周壓縮到了幾天甚至是幾個(gè)小時(shí)。每一個(gè)企業(yè)都在承受著巨大的壓力，而且擺在他們面前的道路并不平坦。

近年來(lái)，很多企業(yè)都在倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公，而且有些企業(yè)已經(jīng)在這方面取得了一定的進(jìn)步，但我們?cè)诠ぷ髦腥匀恍枰�使用大量的紙張，而且這種紙質(zhì)文件通常是通過(guò)企業(yè)的郵寄中心來(lái)進(jìn)行發(fā)放的。

既然紙張不會(huì)那么快被人們所淘汰，那么企業(yè)現(xiàn)在面臨的最大問(wèn)題就是如何更改地利用數(shù)字郵寄技術(shù)和簡(jiǎn)化郵件的輸入和輸出流程。

老式郵寄中心往往會(huì)消耗大量的人力和財(cái)力，而新一代郵寄中心則運(yùn)行起來(lái)更加順暢，它能通過(guò)先進(jìn)的電子工具，使空間得到更有效的利用；更快地處理和交換數(shù)據(jù)；為用戶提供一個(gè)簡(jiǎn)化的自動(dòng)化流程；降低印刷生產(chǎn)對(duì)環(huán)境的影響；并確保信息的安全存儲(chǔ)和使用。

內(nèi)部模式

從一個(gè)郵寄中心的基本任務(wù)來(lái)看，它更像是一個(gè)內(nèi)部印刷廠。郵寄中心需要接收文件；管理內(nèi)容；對(duì)郵件進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和折疊；采集數(shù)字內(nèi)容；傳播信息；并創(chuàng)建對(duì)數(shù)字文件的長(zhǎng)期保存機(jī)制。

盡管一個(gè)印刷企業(yè)也許只能生產(chǎn)幾種類型的產(chǎn)品，比如小冊(cè)子、名片和營(yíng)銷材料等，但郵寄中心必須要具備對(duì)各種形狀、各種尺寸和各種用途的郵件進(jìn)行處理的能力。

EMC公司EMCCaptiva產(chǎn)品的高級(jí)營(yíng)銷經(jīng)理SeanBaird指出：“人們通常是通過(guò)數(shù)字郵件采集解決方案來(lái)為大型企業(yè)提供郵件服務(wù)的。一個(gè)基于事務(wù)性文件的處理過(guò)程往往要涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，其中包括采集文件、分類、提取數(shù)據(jù)和將數(shù)據(jù)輸送到正確的系統(tǒng)和流程中去。人們?cè)趯?duì)文件進(jìn)行掃描之前，需要做大量的準(zhǔn)備工作，比如說(shuō)對(duì)文件進(jìn)行分類、插入獨(dú)立頁(yè)面或給文件貼上條形碼等。”

Datacap公司的營(yíng)銷經(jīng)理DavidJenness也同意SeanBaird的看法，他說(shuō)：“從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，一個(gè)數(shù)字郵寄中心肯定要接觸到各種類型的文件。”Datacap公司是新型DatacapWordfire軟件的開(kāi)發(fā)商，這款軟件能通過(guò)文字分析對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)分類。DavidJenness說(shuō)：“在對(duì)混合文件進(jìn)行掃描的時(shí)候，操作人員需要用一種有效而準(zhǔn)確的方法來(lái)識(shí)別文件。比如說(shuō)，內(nèi)部文件的處理方式肯定與普通文件不同，而且有些文件需要被發(fā)送到不同的部門(mén)，并具有不同的法律要求。”

“大型數(shù)字化郵寄中心目前普遍采用的一個(gè)方法是對(duì)文件進(jìn)行手工分類，并在掃描之前把獨(dú)立的頁(yè)面添加進(jìn)去，”Jenness繼續(xù)說(shuō)到：“在數(shù)字郵寄中心里，這可能要用到很多勞動(dòng)力，并花費(fèi)大量的成本。DatacapWordfire能讓人們一次性掃描各種類型的文件，而且還能通過(guò)識(shí)別和比較頁(yè)面上的字體確定文件的類型。”